Tietosuojaseloste ja evästeet

Seloste tietosuojan käsittelytoimista SoMe Studio Oy:ssä

Päivitetty 24.5.2019

 

Rekisteri

Rekisterin ylläpitäjänä toimii: SoMe Studio Oy, Y-tunnus 2733307-5
Martinpojankatu 15 E 14, 33710 Tampere

Tästä ohjeistuksesta, sen päivittämisestä ja noudattamisesta vastaa yrityksen toimitusjohtaja
(yhteystiedot: maria.rajakallio@somestudio.fi).
Jatkossa SoMe Studio Oy:n viitataan sanalla ”yritys”.

 

Perusperiaate

Yritys noudattaa EU:n henkilötietoasetusta (2016/679, General Data Protection Regulation, GDPR) ja Suomen lainsäädäntöä.

Yrityksen liiketoiminta on sosiaalisen median kouluttaminen ja konsultointi. Rekisterin tietoja käytetään yrityksen liiketoiminnan harjoittamiseen, markkinointiin ja myyntiin.

Sisäisessä toiminnassaan yritys pyrkii toimimaan toimialansa mukaisesti luottaen sosiaalisen mediaan ja siihen rinnastettaviin järjestelmiin. Pyrimme minimoimaan toiminnassamme meille syntyvän fyysisessä formaatissa olevan tiedon määrää suosimalla pilvipalvelujärjestelmiä ja sähköistä dokumentin hallintaa.

 

Tiedot

Yrityksen toiminnan yhteydessä haltuumme voi siirtyä henkilötietoja jotka saatamme tallentaa.

Voimme tallettaa seuraavia tietoja:

  • Etu- ja sukunimi
  • Yhteystiedot; postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumerot
  • Yritys, asema yrityksessä, nimike, koulutus
  • Syntymäaika ja/tai henkilötunnus
  • Erityisruokavalio
  • Havaintoja toiminnasta ja suoriutumisesta
  • Käytettävien media-alustojen, kuten evästeiden kautta kerättyä käyttäjän päätelaitteisiin ja toimintaan liittyvää tietoa
  • Tieto markkinointitoimenpiteistä ja kontakteista
  • Asiakassuhteen aloitus ja lopetus ajankohta
  • Tieto henkilön toiveista ja mielenkiinnoista
  • Tieto toteutuneista ja ehdotetuista toimenpiteistä
  • Tieto tietosuojaehdon hyväksymisestä

Arkaluonteisia tai erityisryhmien tietoja yritys ei tallenna eikä käsittele.

Edellä mainittujen lisäksi rekisteröidyn käyttäytymisestä ja toiminnasta suhteessa yritykseen saattaa syntyä tietoja (ns. digitaalinen jalanjälki) yrityksestä riippumattomien palveluntarjoajien palvelimille ja omistukseen (esimerkkeinä Google, Instagram). Yritys voi käyttää näitä tietoja palveluntarjoajien sopimuksien mukaisesti.

 

Perusteet tietojen rekisteröinnille ja käsittelylle


Yrityksen oikeus tietojen käsittelylle perustuu:

  • rekisteröidyn suostumukseen (esim. koulutukseen osallistujat, joiden toimintaa seurataan koulutuksen aikana)
  • oikeutettuun etuun (esim. asiakasrekisteröinti)
  • lakisääteiseen velvollisuuteen (esim. työnantajan velvoitteet työtekijöitä kohtaan)
  • sopimukseen (esim. toiminta palveluntarjoajana koulutuksen tilaajalle).

 

Tietojen sijainti ja suojaus


Tiedot voivat sijaita:

  • palvelutarjoajan tarjoamassa palvelussa (esim. tiedostojen tallennus pilvipalveluna), joka voi sijaita maantieteellisesti eri puolilla Tellusta
  • henkilökunnan käyttämillä tietokoneilla tai muilla henkilökohtaisilla päätelaitteilla
  • yrityksen käyttämissä tiloissa
  • tilapäisesti henkilökunnan käyttämissä tiloissa.

Kaikki tieto sijaitsee lukitussa tai suojatussa tilassa tai vähintään yhdellä salasanalla tai vastaavalla yksilöllisellä tunnisteella tai lukituksella suojattuna.

Yritys käyttää toiminnassaan Googlen yritystoimintaan tarkoitettuja pilvipalveluratkaisuja, jotka ovat tietosuojalainsäädännön mukaisia. Lisätietoja: https://cloud.google.com/security/gdpr/

Tietojen säilytysaika ja poistaminen

Yritys tallentaa ja käsittelee tietoja niin kauan kuin se on tietoon liittyvän toiminannan kannalta tarpeellista.

Henkilön yksilöivä tieto poistetaan kohtuullisen ajan kuluessa siitä kun peruste tietojen hallussapidolle poistuu. Asiakasrekisteriä päivitetään vuosittain, jolloin sieltä siivotaan pois vanhat tai epäoleelliset kontaktit. Kirjanpitoon tai muu yritystoimintaan rinnastettava dokumentaatio säilytetään vähintään lainsäädännön määräämän ajan.

 

Tietojen käsittelijät

Tietoja voivat käsitellä yrityksen vakituinen tai väliaikainen henkilökunta, joilla on tarve tietojen käsittelemiseen.

Tietoja voivat käsitellä yrityksen hallintoa hoitavat ulkopuoliset tahot kuten kirjanpitäjä ja tietojärjestelmien ylläpitäjät.

 

Tietojen käyttö ja käsittely


Yrityksen hallussa olevia tietoja voidaan käyttää:

  • yrityksen markkinointiviestintään ja sen kohdentamiseen
  • tutkimukseen
  • asiakas tai sidosryhmän analyysiin
  • asiakassuhteen hoitoon ja kehittämiseen
  • tuotteiden ja palveluiden kehittämiseen
  • yrityksen toiminnan mahdollistamiseen.

Yritys voi käyttää automaattista profilointia ja analyysiä sekä yhdistää kolmansilta tahoilta saatavaa tietoa.

Tavoitteena on kohderyhmien ja mahdollisten asiakkaiden löytäminen markkinointitarkoituksia varten.

 

Tietojen luovutus


Yrityksen hallussa olevia tietoja voidaan luovuttaa seuraavissa tilanteissa:

  • Yrityksen toiminnan kannalta välttämättömille ja luotetuille tahoille. Tällaisia ovat esimerkiksi työsuhteenhallintaan liittyvät osapuolet kuten palkanmaksu tai maksuliikenteen hoitaminen maksunvälittäjän kanssa.
  • Toimeksiannon tilaajalle. Esimerkiksi yrityksen toimiessa kouluttajana voimme toimittaa koulutuksen aikana saamiamme tietoja koulutuksen tilaajalle.
  • Osana normaalia liike-elämän verkottumista tai toimittaessa työnvälittäjänä. Esimerkiksi rekisterissämme olevan asiantuntijan yhteystietojen tarjoaminen potentiaaliselle asiakkaalle.
  • Liittämällä tietoja markkinointiviestintään, siirtämällä tietoa sosiaalisen mediaan tai vastaaviin palveluihin, jolloin tiedot siirtyvät palveluntarjoajalle (esim. sähköpostimarkkinointijärjestelmät).
  • Osapuolille, jotka työskentelevät sopimussuhteessa yritykseen ja tarvitsevat tehtävässä kyseisiä tietoja, esimerkiksi koulutusalihankkijat.

Luovutamme vain ne tiedot, jotka ovat kyseisen toiminnan kannalta välttämättömiä.

Yritys ei myy tietoja, ellei kyseessä ole yrityksen tai liiketoiminnan kauppa.

 

Oikeus tietojen tarkasteluun


Rekisteröidyllä on Tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet:

  • pyytää häntä koskevat tiedot yrityksen rekisteristä
  • korjata virheelliset tiedot
  • pyytää poistamaan tietoja
  • rajoittaa tietojen käyttöä
  • kieltää tietojen käyttö
  • peruuttaa suostumus tietojen käsittelyyn
  • tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Asianmukaiset ja tunnistetut pyynnöt tulee toimittaa rekisterin vastuulliselle henkilölle kirjallisena sähköpostilla. Teemme pyydetyn toiminnan kuukauden kuluessa pyynnöstä. Yritys voi kieltäytyä tietojen poistamisesta tai rajoittamisesta, mikäli yrityksellä on tähän perusteet kuten lainsäädännöstä tulevat vaatimukset. Yritys toimittaa ja toteuttaa normaalit toimenpiteet veloituksetta, mutta poikkeavista (toistuvia, kohtuuttomia tai perusteettomia) pyynnöistä yritys voi kieltäytyä tai periä korvauksen.

 


 

Tietoa evästeistä sivustolla

Sivusto käyttää evästeitä käyttökokemuksen parantamiseksi ja esimerkiksi kävijämäärien seuraamiseksi. Eväste on web-selaimen käyttämä pieni tiedosto, jolla voidaan tallentaa tietoja esimerkiksi siitä, mitä linkkejä sivustolla napsautetaan. Evästeet säilyttävät tietoja myös silloin, kun käyttäjä siirtyy verkkosivustolta toiselle. Evästeistä ei voi tunnistaa käyttäjää. Evästeet eivät myöskään vahingoita käyttäjän laitetta.

Käyttökokemuksen parantaminen edellyttää, että sivusto tunnistaa analytiikkaa varten esimerkiksi käyttäjän päätelaiteen tai verkkoselaimen. Toisinaan käyttökokemusta ja helppokäyttöisyyttä parannetaan sillä, että eväste muistaa personoitua sisältöä, helpottaen esimerkiksi tunnistautumista palveluihin.

Käyttämällä sivustoa hyväksyt sen, että evästeitä käytetään. Halutessasi voit estää evästeiden käytön verkkoselaimesi asetuksista. Tämä saattaa kuitenkin vaikuttaa sivuston toimintaan ja käyttökokemukseen. Voit myös poistaa evästeet selaimestasi, jolloin evästehistoria poistuu. Huomaathan kuitenkin sen, että evästeitä voidaan silti tallentaa uudelleen.

Yhteydenotto SoMestajaan

Kysy lisää tai tilaa SoMestaja paikalle!